Konserttien ja muiden suurten tapahtumien järjestäminen

Minkä tahansa suuremman tapahtuman järjestämisessä on erityisen tärkeää huolellinen suunnittelu. Suunnitteluun kannattaa varata runsaasti aikaa, sillä myös viranomaisilla on omat vaatimuksensa koskien suurten konserttien ja tapahtumien lupia, tiedotuksia ja turvajärjestelyjä. Lisäksi tapahtuman järjestäjän tulee huomioida toki muut asiat kuten tapahtuman ohjelmasisältö, viihtyvyys ja markkinointi.

Suunnitteluvaiheessa on hyvä olla runsaasti ideoita, joita sitten voidaan myöhemmässä vaiheessa karsia. Suunnittelussa kannattaa huomioida muun muassa kohdeyleisö (kenelle tapahtuma on suunnattu), tapahtuman tavoite, resurssit, paikka ja ajankohta, henkilökunta, turvallisuus sekä mahdolliset yhteistyökumppanit.

Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisölle avoimesta huvitilaisuudesta tai vastaavasta vähintään viisi päivää ennen tapahtumaa. Ilmoituksessa tulee käydä ilmi muun muassa tapahtuman järjestäjä, tarkoitus, paikka, ajankohta, järjestyksenvalvonta-asiat, anniskelu, musiikki, mahdolliset rakennelmat sekä yhteyshenkilön yhteystiedot. Lisäksi kaikkiin ulkoilmatapahtumiin tarvitaan maanomistajan lupa ja mikäli tapahtuma aiheuttaa poikkeuksellista melua, on siitä tehtävä myös meluilmoitus. Alkoholin anniskeluun on myös aina oltava erillinen lupa.

Vastuu turvallisuudesta on aina tapahtuman järjestäjällä, joten kaikenlaiset riskit kannattaa kartoittaa etukäteen. Suurten yleisötapahtumien järjestäjien tulee laatia erityinen turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Järjestäjien tulee huolehtia myös asianmukaisesta jätehuollosta ja siivouksesta. Huomion arvoista on myös, että musiikin esittäminen suuremmissa tapahtumissa edellyttää useimmiten tekijä- ja esittäjäkorvausten maksamista.